Kiezen is lastig en zeker in een groep. Om uit meer dan 40 ideeën te kiezen maakte ik veel gebruik van de COCD box. Ik schreef daar deze post over. Een andere manier om te kiezen is de value map. Op de ene as zet je “waarde voor gebruiker” en op de andere as bijvoorbeeld “waarde voor organisatie/stad/familie”.
Een voor een laat je de deelnemers hun zelfgekozen beste idee op de ‘kaart’ zetten waarbij ze hun idee waarderen volgens de twee gekozen waarden. Als de eerste deelnemer dit gedaan heeft moet de volgende deelnemer zijn of haar idee t.ov. het reeds geplaatste idee positioneren en daarbij een toelichting geven waarom het idee meer of minder waard is. Hierdoor ontstaat een structuur voor een waardeconversatie.
Toen ik tijdens mijn laatste training deze methode voorstelde, kwam deelnemer Anouschka Scholten met een alternatief die ik graag met jullie deel. Het origineel vind je hier. En hier komt mijn vertaling.
Samenvatting: visuals zoals schema’s en matrixen kunnen ontwerpers helpen keuzes te maken op basis van objectieve, relevante criteria in plaats van subjectieve meningen.
Hoe maak je een Prioriteit Matrix?
1. Verzamel items, bepaal criteria en schaal
Er zijn drie stappen te nemen als je een PM wilt maken. Ten eerste de items. Dat kunnen bijvoorbeeld de ideeën, projecten, eigenschapppen die je wilt implementeren, zaken die moeten gebeuren, gebruikers groepen of persona’s etc. Zorg ervoor dat ze op Post-It’s staan. Elk item een eigen Post-It.
Vervolgens bepaal je de criteria op basis waarvan je de items in kaart wilt brengen. Voor ideeën kunnen die criteria ‘Impact op de gebruiker’ en ‘Haalbaarheid’ zijn. Voor persona’s kunnen dit ‘Bereik binnen gebruikersgroep’ en ‘ROI’ zijn. Welke items je ook kiest, ze moeten afgeleid zijn van de doelstellingen van het project.
Als je de items en criteria hebt, bepaal je de schaal. Dat kan heel eenvoudig met ‘Hoog’ en ‘Laag’ (als je criteria ‘haalbaarheid’ en ‘impact op gebruiker’ zijn bijvoorbeeld). Of je kunt een schaal maken met cijfers of percentages (als het bijvoorbeeld gaat om bereik binnen de doelgroep, van 0 tot 100)
2. Stem individueel op basis van expertise.
Geef verschillend gekleurde stemstippen aan elk team lid. Vuistregel; het aantal stemstippen per persoon is de helft van het aantal items. Elk teamlid krijgt hetzelfde aantal stemstippen maar ze stemmen alleen voor het criterium dat binnen hun expertise valt. Gebruik verschillende kleuren voor verschillende criteria/expertise. Voorbeeld; in een PM met ‘haalbaarheid’ tegenover ‘impact op de gebruiker’, krijgen ontwikkelaars groene stemstippen voor het bepalen van de haalbaarheid en ontwerpers oranje stemstippen om de impact op de gebruiker te bepalen.
En net als bij de COCD box kiest iedereen in stilte. Teamleden mogen meerdere stemstippen op een item plaatsen. Deze stemmen moeten ze wel kunnen beargumenteren. Dus geef ze daarvoor de tijd.
Items met de stemmen van de teamleden.
Het individueel in stilte stemmen voordat je de items in de matrix plaatst is een belangrijk onderdeel voor een succesvolle keuze. Dus eerst kiezen en dan plotten. Deze aanpak biedt niet alleen snelheid en structuur het voorkomt ook dat de degene met de grootste mond, status of salaris de uitkomst domineert. Hierin ligt ook een belangrijke taak voor de facilitator. Dus eerst IK en dan SAMEN.
3. Teken een matrix en gebruik de stemmen als basis voor het plaatsen van de items.
Plaats de items zonder al te veel discussie in de matrix.
Een voorbeeld matrix waarin de items op basis van de stemmen zijn geplaatst
4. Bespreek en overleg plaatsing
Als alle items in de matrix staan is het tijd om de resultaten te bespreken en te vergelijken. Vragen die je kunt stellen:
- Zijn de items die een gelijk aantal stemmen hebben ook echt gelijk? Is idee A net zo haalbaar als idee B ook al hebben ze hetzelfde aantal stemmen? Waarom wel, waarom niet?
- Zijn we het eens met de items die zich aan het eind van de schaal bevinden?
- Waarom hebben sommige items geen stemmen gekregen? Hadden we niet genoeg stemstippen of bezitten ze echt geen waarde op basis van onze criteria?
Door discussie kunnen er items een andere plek in de matrix krijgen. Uiteindelijk moet er gezamenlijke overeenstemming zijn over de plaatsing van alle items.
5. Deel en probeer
Na het plaatsen en de discussie deel je de matrix met de verschillende stakeholders en bepaal je welke items je uit gaat proberen.
Volgende keer meer over het aanpassen van de matrix naar jouw behoeften.
Ik moet nu prioriteit geven aan een aantal diner items voor de familie.
PS
Wil je deze methode uitproberen in een echte case? Geef je dan op voor de training op zaterdag 23 maart in Villa Augusts in Dordrecht:
Het programma.
13.00 -13.15 Koffie, thee en kennismaken
13.15 – 14.30 Plenair Inspiratie en Informatie. De theorie van Design Thinking, voorbeelden en technieken van het Triple Diamond model.
14.30 – 14.45 Playpauze
14.45 – 18.00 Case. In groepjes onder begeleiding aan de slag met de Triple Diamond. De geleerde technieken toepassen op een echte case.
18.00 Borrel met een heeeeeeerlijke bittergarnituur.
Kosten bedragen € 295,00 inclusief hapjes en drankjes. Wil je meer weten over het programma? Bel of mail mij dan; 0624965000 cornoltee@mac.com
Wil je alvast een kijkje nemen bij Villa Augustus. Kijk dan hier.